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Secrétariat du Master Géologie Appliquée (UFR ST) (H/F)

Présentation

Le/la secrétaire de scolarité aura en charge les missions suivantes :

Mission 1 : Secrétariat de la formation
- Accueil physique, téléphonique et courriel.
- Gestion de la reprographie des documents pédagogiques destinés à la formation.
- Gestion des courriers entrants / Envoi de courriers relatifs à la formation.
- Constitution des dossiers administratifs d'embauche des vacataires et intervenants extérieurs en relation avec le service du personnel de l'UFR et de l'Université.
- Accueil des vacataires et intervenants extérieurs, organisation matérielle de leur déplacement et séjour à l'Université.

Mission 2 : Organisation de la formation
- Gestion de l'emploi du temps en coordination avec le conseil pédagogique (élaboration, transcription sur ADE, mises à jour, réservation de salles et matériel, diffusion de l'information).
- Elaboration du bilan des services d'enseignement réalisés en Master.
- Collecte des notes et préparation des tableaux de synthèse pour les jurys.
- Participation (rédaction de comptes-rendus et organisation matérielle des réunions du conseil pédagogique et du conseil de perfectionnement (diffusion des convocations, réservation des salles/repas)
- Organisation matérielle des stages de terrain (réservations repas/hébergement, OM)
- Participation à la gestion des véhicules du Département de Géosciences (planning de réservation pour le master 3G, acheminement de véhicule en concession pour réparation et/ou révision, contrôle des documents administratifs relatifs aux véhicules, )
- Organisation des journées spécifiques étudiants/université/entreprises et des journées de soutenance de diplômes (diffusion des informations, convocations, réservations salles/repas).
- Aide à la gestion des dossiers de candidatures sous e-candidat, organisation matérielle des auditions d'admission.
- Interface avec SeFoC'Al : suivi des absences des étudiants via le LEA et suivi administratif des visites aux apprentis
- Collecte des mémoires de fin d'année, gestion de l'état des réceptions et diffusion aux enseignants rapporteurs.

Mission 3 : Communication
- Diffusion des informations aux étudiants : emplois du temps, contenus pédagogiques, offres de stage et d'emploi, (tableau d'affichage, courriel, Moodle).
- Diffusion d'informations diverses aux entreprises.
- Organisation de la communication relative à la collecte de la taxe d'apprentissage
- Assistance à l'OFVE concernant les enquêtes sur le devenir des étudiants.
- Participation à l'élaboration de la newsletter annuelle du Master.
- Participation à l'élaboration et la gestion du site web du Master.

Mission 4 : Bases de données
- Elaboration et/ou gestion de bases de données :
- Anciens étudiants
- Entreprises partenaires
- Offres de stages et emplois
- Mémoires rédigés dans le cadre de la formation

Créé le: 25/10/2022

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Entreprise

Université de Franche-Comté

Forte de ses 2500 enseignants, enseignants-chercheurs, personnels administratifs, ingénieurs, bibliothécaires et techniciens, l'Université de Franche-Comté (UFC) accueille 23700 étudiants cette année et près de 6000 étudiants et stagiaires étrangers sur ses 5 sites universitaires de Besançon, Belfort, Montbéliard, Vesoul et Lons-le-Saunier. l'UFC est, aux côtés de la Région, des collectivités locales et du monde socio-économique, un véritable acteur territorial, créateur de richesse.

Informations sur le poste

Type d'emploi CDD (Contrat à durée déterminée - 10 Mois)
Statut Employé qualifié
Salaire Mensuel de 1707,21 Euros à 1707,22 Euros sur 12 mois
Durée de travail 35H Horaires normaux (Temps plein)
Nature de contrat Contrat travail
Nombre de postes à pourvoir 1
Lieu 25 - BESANCON, 25000 - FRANCE

Profil souhaité

Expérience: Débutant accepté

Savoirs et savoir-faire: Accueillir une clientèle, Planifier des rendez-vous, Orienter les personnes selon leur demande, Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité, Saisir des documents numériques

Savoir-être professionnels: Capacité à transmettre clairement des informations, à échanger, à écouter activement, à réceptionner des informations et messages et à faire preuve d'ouverture d'esprit. Exemple : être à l'écoute, être attentif aux autres, Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue. Exemple : travailler efficacement sans responsable, Capacité à planifier, à prioriser, à anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser. Exemple : planifier, ordonner ses actions par priorité

Informations complémentaires

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur